IT-Dienstleister wechseln: Wie Sie rauskommen, ohne Schaden

Was Ihnen gehört

Mehr, als die meisten denken. Ihnen gehören Ihre Daten, Ihre Lizenzen, Ihre Domains und Ihre Konfigurationen — auch dann, wenn sie jemand anderes eingerichtet hat. Ihnen gehört auch die Dokumentation Ihrer Anlage, sofern sie im Rahmen Ihres Auftrags entstanden ist.

Was einem Dienstleister gehört, sind seine eigenen Werkzeuge und seine Lizenzen für Überwachungs- oder Fernwartungssoftware. Die bleiben bei ihm — das ist in Ordnung und betrifft nur die Werkzeuge, nicht Ihre Anlage.

Die Liste, die Sie anfordern sollten

• Zugänge: Administratorkonten für Server, Firewall, Switches, Access Points, Microsoft 365, Backup — jeweils mit Kennwort und der Angabe, wo sie hinterlegt sind.
• Lizenzen: auf welche Firma sie laufen, wann sie auslaufen, in welchem Portal sie verwaltet werden. Prüfen Sie, ob Lizenzen auf den Dienstleister laufen statt auf Sie — das ist der häufigste Stolperstein.
• Domains und Zertifikate: bei welchem Anbieter sie liegen, wer dort als Inhaber eingetragen ist.
• Dokumentation: Netzplan, IP-Bereiche, Verkabelungsplan, welche Anwendung auf welchem System läuft.
• Verträge: mit Laufzeit und Kündigungsfrist, inklusive der Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Fordern Sie das schriftlich an, mit einer Frist. Ein sauber arbeitender Dienstleister liefert es — er hat es ohnehin gepflegt.

Kündigungsfristen, die überraschen

Schauen Sie zuerst in den Vertrag, bevor Sie irgendwo anders anfangen. Drei Monate zum Jahresende sind üblich, es gibt aber auch Konstruktionen mit automatischer Verlängerung um zwölf Monate. Und achten Sie darauf, ob Lizenzen an den Vertrag gekoppelt sind — dann endet mit der Kündigung unter Umständen mehr als nur die Betreuung.

Übergabe ohne Stillstand

Der Wechsel läuft in der Praxis so ab: Zuerst wird aufgenommen, was da ist — am besten, bevor gekündigt wird, denn danach ist die Auskunftsbereitschaft erfahrungsgemäß geringer. Dann werden Zugänge übertragen und neue Administratorkonten angelegt, während die alten noch bestehen. Erst wenn alles läuft, werden die alten Zugänge entzogen.

Diese Überlappung ist der Kern: Es gibt keinen Tag, an dem niemand zuständig ist. Wer den Zugang am Freitag entzieht und am Montag den Neuen anfangen lässt, produziert genau den Stillstand, den alle fürchten.

Woran Sie den nächsten erkennen

Stellen Sie beim Erstgespräch eine einzige Frage: „Wie sieht es aus, wenn wir Sie wieder verlassen wollen?“ Die Antwort sagt mehr über den Anbieter als jede Referenz.

Wer darauf ausweichend reagiert, baut auf Abhängigkeit. Wer erklärt, dass Dokumentation und Zugänge Ihnen gehören und laufend gepflegt werden, hat verstanden, worum es geht. Ein Wechsel soll für den Dienstleister unangenehm sein — aber nicht für Sie.

Wenn Sie nur eine Einschätzung wollen

Sie müssen nicht wechseln, um zu wissen, wo Sie stehen. Unser IT-Checkup ist eine Bestandsaufnahme mit schriftlichem Befund — ohne Verpflichtung und auch dann, wenn Sie danach bei Ihrem bisherigen Anbieter bleiben. Manchmal ist genau das das Ergebnis.