Microsoft 365 sichert Ihre Daten nicht so, wie Sie denken

Was Microsoft tatsächlich zusagt

Microsoft garantiert die Verfügbarkeit des Dienstes. Wenn ein Rechenzentrum ausfällt, springt ein anderes ein, und Ihre Postfächer sind weiter erreichbar. Das ist viel wert und es funktioniert zuverlässig.

Was Microsoft nicht garantiert, ist die Wiederherstellung von Inhalten, die Sie selbst verloren haben. Der Unterschied klingt akademisch, bis man ihn braucht: Ein Verfügbarkeitsversprechen schützt gegen Technik, nicht gegen Menschen. Und die weitaus meisten Datenverluste entstehen durch Menschen — durch Versehen, durch einen verärgerten Mitarbeiter oder durch einen Angreifer, der sich als Mitarbeiter anmeldet.

Der Papierkorb ist kein Backup

Gelöschte Elemente landen im Papierkorb, und aus dem lassen sie sich zurückholen. Aber nur eine begrenzte Zeit, und nur, solange niemand den Papierkorb ebenfalls leert. Danach gibt es eine zweite Ebene, aus der ein Administrator noch einiges retten kann — auch die läuft ab.

Das eigentliche Problem ist ein anderes: Diese Fristen laufen ab dem Zeitpunkt der Löschung. Wer erst nach Wochen merkt, dass ein Projektordner fehlt, ist außerhalb des Fensters. Und das ist der Normalfall, denn niemand vermisst täglich alle Ordner.

Die drei Fälle, die wirklich vorkommen

Das Versehen. Jemand räumt SharePoint auf und löscht eine Ordnerstruktur, die jemand anderes noch braucht. Fällt auf, wenn der Kollege aus dem Urlaub kommt.

Der Abgang. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, das Postfach wird gekündigt, um Lizenzkosten zu sparen. Dreißig Tage später ist es weg — mit der gesamten Korrespondenz zu laufenden Vorgängen.

Der Angriff. Jemand kommt an ein Konto und löscht oder verschlüsselt, was er findet. Bis das auffällt, vergehen oft Tage.

Was ein externes Backup ändert

Ein Backup außerhalb von Microsoft sichert Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams täglich in eine getrennte Umgebung. Es hält Versionsstände über Monate oder Jahre, und es liegt in einem anderen Konto als die Daten selbst — denn wer Zugriff auf Ihr Microsoft-Konto hat, hat sonst auch Zugriff auf die Sicherung.

Der Aufwand dafür ist überschaubar: ein Betrag je Postfach und Monat, einmal eingerichtet, danach läuft es. Der unangenehme Teil ist nicht der Preis, sondern die Frage, die man sich vorher stellen sollte — wie lange könnte Ihr Betrieb ohne die Daten der letzten drei Jahre arbeiten?

Aufbewahrungspflichten kommen dazu

Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland Aufbewahrungsfristen. Ein Postfach, das mit dem Mitarbeiter verschwindet, ist damit nicht nur ein praktisches Problem. Ein Backup löst das nicht automatisch — dafür gibt es Archivierungslösungen, die anders funktionieren — aber es ist die Grundlage, auf der beides aufbaut.

Was wir empfehlen

Prüfen Sie zwei Dinge, das dauert zehn Minuten: Wie lange bleiben bei Ihnen gelöschte Elemente erhalten? Und was passiert bei Ihnen mit dem Postfach, wenn jemand geht? Wenn die Antwort auf die zweite Frage „wird gelöscht“ lautet, haben Sie den häufigsten Fall von Datenverlust ungeschützt.