Outlook synchronisiert nicht: Die häufigsten Ursachen und was hilft

Erst eingrenzen: Liegt es an Outlook oder am Postfach?

Melden Sie sich im Browser an (bei Microsoft 365 unter outlook.office.com). Sind die Mails dort da, ist das Postfach in Ordnung und das Problem liegt im Outlook auf Ihrem Rechner. Fehlen sie auch dort, liegt es am Postfach oder am Absender.

Ursache 1: Outlook ist offline oder hängt

• Unten in der Statusleiste nachsehen: Steht dort „Offline“ oder „Getrennt“?
• Im Menü Senden/Empfangen prüfen, ob „Offline arbeiten“ aktiviert ist.
• Outlook komplett schließen (auch im Task-Manager prüfen) und neu starten.

Ursache 2: Das Postfach ist voll

Ein volles Postfach nimmt keine neuen Mails mehr an. Outlook zeigt das oft nur klein an. Den Speicherplatz sehen Sie unter Datei → Informationen oder im Browser in den Einstellungen. Große Anhänge und der Ordner „Gelöschte Elemente“ sind die üblichen Verdächtigen.

Ursache 3: Die lokale Datendatei ist beschädigt

Outlook hält eine Kopie des Postfachs auf dem Rechner. Ist diese Datei beschädigt oder sehr groß, stockt der Abgleich. Die Lösung: ein neues Outlook-Profil anlegen (Systemsteuerung → Mail → Profile anzeigen). Bei Microsoft 365 liegt alles auf dem Server, beim neuen Profil wird es einfach neu geladen. Das dauert je nach Größe eine Weile.

Ursache 4: Anmeldung abgelaufen

Nach einer Passwortänderung oder wenn die Zwei-Faktor-Anmeldung neu bestätigt werden muss, wartet Outlook manchmal still auf eine Anmeldung. Oben rechts oder in einem versteckten Fenster steht dann ein Hinweis. Abmelden, neu anmelden hilft.

Ursache 5: Altes Konto, falsch eingerichtet

Ist das Postfach als POP3 eingerichtet, werden Mails vom Server abgeholt und dort gelöscht. Dann sieht das Handy natürlich nichts mehr. Für mehrere Geräte braucht es IMAP oder bei Microsoft 365 die Exchange-Anbindung. Welche Variante eingerichtet ist, steht unter Datei → Kontoeinstellungen.

Und wenn Teams und OneDrive auch spinnen

Wenn gleichzeitig Teams, OneDrive und Outlook Probleme machen, liegt es selten an jedem einzeln. Dann lohnt ein Blick auf die Microsoft-Anmeldung auf dem Rechner, die Netzwerkverbindung oder eine Störung bei Microsoft selbst. Die Statusseite im Microsoft-365- Admin-Center zeigt das an.

Was wir empfehlen

Wenn das bei einem Arbeitsplatz einmal passiert: Profil neu anlegen, fertig. Wenn es bei mehreren Kollegen regelmäßig auftritt, stimmt meist etwas an der Einrichtung. Dann schauen wir uns Ihr Microsoft 365 einmal im Ganzen an.